1. Rekisterinpitäjä
Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia
Urheilukatu 6
95400 Tornio
kuntayhtyma@lappia.fi
2. Tietosuojavastaava
p. 0503109367
3. Käsiteltävät tiedot
Verkkokaupan asiakkaiden henkilötiedot.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (art. 6,9)
Käsittelemme tietoja sopimusvelvoitteen täyttämiseksi asiakassuhteessa.
5. Henkilötietojen lähde
Pääsääntöisenä tietolähteenä ovat verkkokaupan asiakkaat heidän tehdessään tilauksia, ilmoittautumisia ja maksaessaan verkkomaksujaan.
Lisäksi tietolähteenä ovat maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkokauppaan kuten Suomi.fi/PayTrail.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterien tietosisältö
Käsittelyn tarkoituksena on Verkkokaupan ylläpito ja verkkomaksujen toteuttaminen.
Asiakkaiden henkilötietoja kerätään
- Tilausten toimittamisen, maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen, raportoinnin sekä markkinoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja
- Käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
Mahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat:
- Yleinen asiakasrekisteri:
- asiakasnumero
- yhteystiedot (nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- tilaushistoria, käyttäjätunnus ja mahdollinen suoramarkkinointilupa.
- Tilausrekisteri:
- Yhteystiedot, tilatut tuotteet.
- Mahdolliset ilmoittautumiset:
- Ilmoitettavan nimi, yhteystiedot, terveydentila (allergiat ja muut rajoitteet), huoltajan tiedot.
- Postituslistat:
- Sähköpostiosoite.
- Verkkokaupan ylläpitäjät
- nimi sekä käyttäjänimi
- rooli järjestelmän hallinnassa
- ensimmäisen kirjautumisen ajankohta
- viimeisimmän kirjautumisen ajankohta
7. Tietojen luovutukset; vastaanottajat (ja vastaanottajaryhmät)
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, laskutus, myyntireskontra ja ajanvaraus.
Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.
Verkkomaksuvälittäjälle verkkomaksuissa
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
9. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Säilytämme tietojasi niin kauan, kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden hoitamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä, kunnes asiakkaan tiedot poistetaan manuaalisesti.
Tilaustiedot säilytetään, kunnes tiedot poistetaan manuaalisesti tai ajastetusti.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:
- Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen
- Oikeus henkilötietojen korjaamiseen
- Oikeus henkilötietojen poistamiseen tietyin edellytyksin
- Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyin edellytyksin
- Esim. rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietyin edellytyksin
- Käsittelyn vastustamisoikeus
Tarkemmat tiedot ja ohjeet löydät Tietosuoja.fi sivustolta: https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi
Voit käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä Lappian tietosuojavastaavaan tietosuojavastaava@lappia.f, p. 0503109367.
Lisätietoja Lappian tietosuojasta: www.Lappia.fi/tietosuoja
11. Suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
12. Kantelun tekeminen valvontaviranomaiselle
Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
13. Automaattinen päätöksenteko l. profilointi
Rekisteriin ei sisälly profilointia. Katso profilointi: https://tietosuoja.fi/automaattinen-paatoksenteko-profilointi
14. Rekisterin suojaus
Aineisto sijaitsee palveluntuottajan palvelinalustalla.
Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Käyttöoikeus on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työssään.
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin.
Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi.
Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.
Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.